HARDTRACK

Términos y Condiciones

Sistema de seguimiento del ciclo de vida de hardware

Artículo 1. Objeto

Este documento regula el acceso y el uso del sistema HardTrack y define las reglas con las que se tratan los datos personales de quienes lo usan. HardTrack permite registrar equipos de cómputo, hacer seguimiento a sus mantenimientos e incidencias, y generar alertas y reportes sobre su estado. Su tratamiento de datos se rige por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias (Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015).

Artículo 2. Aceptación

Crear una cuenta implica la aceptación expresa, previa e informada de estos Términos y de la política de tratamiento de datos personales contenida en ellos. La casilla de aceptación nunca viene marcada de forma previa: la persona debe marcarla voluntariamente. Como evidencia, el sistema guarda la fecha y hora, la dirección IP y la versión del documento aceptada. Sin esta aceptación no es posible crear una cuenta.

Artículo 3. Cuentas y roles

Cualquier persona puede crear una cuenta desde la pantalla de acceso. Toda cuenta nueva se crea con el rol Usuario Final y queda activa de inmediato; solo el administrador (rol Gestor Tecnológico) puede cambiar el rol de una cuenta o inactivarla. Existen tres roles:

• Gestor Tecnológico: administra usuarios, equipos, mantenimientos, reportes y configuración.
• Técnico de Soporte: atiende incidencias y registra mantenimientos.
• Usuario Final: reporta incidencias y consulta, edita o aprueba las suyas.

Cada rol solo accede a las funciones que necesita para su labor.

Artículo 4. Obligaciones del usuario

El usuario se compromete a entregar información veraz, mantenerla actualizada y proteger sus credenciales (no compartir su contraseña). Queda prohibido usar el sistema para fines ilícitos, intentar acceder a funciones o datos de otros roles, o alterar su funcionamiento. Los reportes de incidencias deben describir hechos reales sobre equipos de la institución.

Artículo 5. Datos que se tratan

• Identificación y contacto: nombre completo, correo electrónico y, si se registra, documento y área.
• Credenciales: la contraseña se almacena cifrada (hash), nunca en texto legible.
• Operación del sistema: equipos asignados como responsable, incidencias reportadas o atendidas, mantenimientos y el historial de cambios.
• Código de verificación: un código temporal de 6 dígitos que se envía al correo para confirmarlo; vence en 15 minutos y no se conserva una vez la cuenta se crea.
• Datos técnicos: dirección IP y fecha de la aceptación de estos Términos.

HardTrack no solicita datos sensibles (salud, orientación política o religiosa, biometría, entre otros) ni datos financieros. Si por error se incluyeran en un reporte o descripción, el usuario puede solicitar su eliminación.

Artículo 6. Finalidades

Los datos se usan únicamente para: crear y administrar cuentas y accesos; gestionar equipos, incidencias y mantenimientos; enviar correos del sistema (confirmación o aprobación de cuenta, recuperación de contraseña y alertas sobre equipos); garantizar la seguridad y la trazabilidad de las operaciones; y elaborar reportes e indicadores de gestión. No se usan para publicidad ni se venden o ceden a terceros con fines comerciales.

Artículo 7. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Solo se piden los datos necesarios para las finalidades descritas y el acceso a ellos se limita por rol.

Artículo 8. Derechos del titular

Como titular de datos personales usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de esta autorización; ser informado del uso que se les da; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a ellos.

Artículo 9. Consultas y reclamos

Las solicitudes se envían al correo de contacto indicado arriba, con la identificación de quien las hace y una descripción de lo que solicita.

• Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles; si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles; si no es posible, se informa el motivo y la respuesta no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo.

Artículo 10. Conservación y eliminación

Cuando una cuenta se inactiva, sus datos se conservan solo para la trazabilidad de lo que hizo mientras estuvo activa.

Artículo 11. Seguridad

HardTrack aplica medidas técnicas razonables: contraseñas cifradas con hash, control de acceso por roles, sesiones con cierre de sesión, protección contra solicitudes falsificadas (CSRF) y límite de intentos en la creación de cuentas. Se recomienda desplegarlo siempre con conexión cifrada (HTTPS). Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, se informará a los titulares afectados y, cuando corresponda, a la SIC.

Artículo 12. Encargados y terceros

Para enviar correos del sistema se usa un proveedor externo de correo transaccional (Brevo), al que se entregan únicamente el correo del destinatario y el contenido del mensaje. Si el sistema se despliega en servicios en la nube, estos actúan como encargados del tratamiento bajo condiciones de confidencialidad y seguridad. Algunos proveedores pueden procesar datos fuera de Colombia; en ese caso se exigen garantías equivalentes a las de la ley colombiana.

Artículo 13. Cookies

HardTrack usa únicamente cookies técnicas necesarias: la de sesión (para mantener su ingreso) y la de protección contra falsificación de solicitudes. No usa cookies de analítica, publicidad ni seguimiento.

Artículo 14. Menores de edad

El sistema está dirigido a personal y estudiantes mayores de edad de la institución. No se tratan intencionalmente datos de menores de edad.

Artículo 15. Propiedad intelectual

El código, el diseño y la documentación de HardTrack son resultado de un trabajo de grado de la Universidad Antonio Nariño. Se concede al usuario una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar el sistema en su función; no se permite copiarlo, revenderlo ni crear obras derivadas sin autorización.

Artículo 16. Alcance del servicio y responsabilidad

HardTrack se ofrece como un sistema académico y funcional, “tal cual”, sin garantía de disponibilidad continua ni de ausencia total de errores. No se asume responsabilidad por daños indirectos, fallas de servicios de terceros (internet, energía, nube, correo), configuraciones inseguras hechas por quien lo administra o decisiones operativas que ignoren las guías del sistema. Nada de lo aquí dispuesto excluye la responsabilidad cuando exista dolo o culpa grave del responsable.

Artículo 17. Cambios a estos Términos

Estos Términos pueden modificarse para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. Los cambios se comunicarán en la plataforma o por correo con antelación razonable, indicando la versión y la fecha de entrada en vigencia. Cuando el cambio sea sustancial (nuevas finalidades o nuevas categorías de datos), se solicitará una nueva aceptación expresa. Se conservará el historial de versiones.

Artículo 18. Ley aplicable y vigencia

Estos Términos se rigen por la ley colombiana, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Estarán vigentes mientras el usuario utilice el sistema o existan obligaciones pendientes. Las diferencias se buscarán resolver primero de forma directa y amistosa; de no lograrse, serán competentes los jueces de la República de Colombia. La nulidad de una cláusula no afecta la validez de las demás.